Warum das papierlose Büro eine Utopie bleibt

Haptische Präsentationssysteme sind besonders dann, wenn Werkstücke, Muster, Produkte oder Materialien am POS gezeigt werden sollen, klar im Vorteil gegenüber digitalen. Klar, wer eine Fliese kauft oder einen neuen Parkettboden, möchte das Material fühlen und sprichwörtlich begreifen.

Doch selbst in Bereichen, wo eine Digitalisierung theoretisch möglich scheint, bei bedrucktem Papier funktioniert dies weit weniger konsequent wie vor Jahren postuliert. Seit Jahrzehnten die Rede von der konsequenten Digitalisierung der Unternehmensorganisation, dem papierlosen Büro. Die Praxis ist in vielen Bereichen eine andere geblieben, wie wir alle wissen. Warum ist das so?

Digitalisierung für viele Anwendungen sinnvoll

Zwar machen Internetpräsenzen, digitale oder webbasierte Workflows, Software und Webshops viel Sinn und bilden für immer mehr Unternehmen sogar die Basis ihres geschäftlichen Erfolges. Es geht gar nicht mehr ohne die Digitalisierung bestimmter Bereiche

Das ändert jedoch nichts an der täglichen Praxis der organisatorischen Ablage wichtiger Dokumente und Schriftstücke. Manchmal bieten sich spannende Synergien zwischen analogen und virtuellen Medien: Tablets, die in einem praktischen Tabletcase® untergebracht sind oder ultraflache Bildschirme in Druckwerke eingearbeitet, wie in unseren Moviecases®. Doch zeigt die tägliche Praxis in der digitalen Umwelt ganz klar: Es gibt keine Ordnung ohne analoge Ablage.

Diese Unterlagen lassen sich nicht digitalisieren

Ordnung, Übersicht, eine klare Struktur: Dieser organisatorische Vorteil gilt nicht nur bei Präsentationssystemen, auf die wir uns bei Achilles spezialisiert haben.

Besonders auch bei der internen Ordnung, wie Ein- oder Ausgangsrechnungen, wichtigen Schriftverkehren, Verträgen oder notariellen oder behördlichen Schriftstücken, die sich reichlich ansammeln, führt auch heute kein Weg an der analogen Ablage vorbei. Neben diesen gibt es zahlreiche weitere Dokumente, die immer noch und auch künftig größtenteils nicht digitalisierbar sind bzw. zwingend analog aufbewahrt werden müssen.

Rechtliche Gründe für analoge Ablagen

Schon aus rechtlichen Gründen bestehen z. B. Gerichte, Anwälte oder auch Notare und Kammern meistens auf gedruckte Dokumente. Selbst E-Mails z. B. gelten zwar als rechtsgültig, sind jedoch für die meisten Richter häufig keine vertrauenswürdigen Schriftstücke. Einige Beispiele:

  • Senden Sie eine E-Mail, in der Sie Ihren Kollegen bitten, das aktuelle Projekt dem Chef zu übergeben, geben Sie eine Willenserklärung in Abwesenheit des Empfängers ab. Sie können nur davon ausgehen, dass dieser die Mail liest und akzeptiert. Behält der Kollege allerdings das Projekt bei sich, kann er später behaupten, die Mail nicht erhalten zu haben – und wird damit sehr häufig Erfolg haben.
  • Auch heute noch verlangen viele Geschäftspartner in ihren Verträgen eine Kündigung in schriftlicher Form – ausdrücklich also nicht nur in Textform, was E-Mails einschließen würde.
  • Darüber hinaus gelten Geschäfte wie Bürgschaften oder Verbraucherkredite weiterhin nur mit einer handgeschriebenen Unterschrift als gültig. Hier stößt selbst die elektronische Signatur für E-Mails also klar an ihre Grenzen.
  • So auch bei notariellen Beglaubigungen, Gesellschaftsverträgen, Protokollen, Arbeits- oder Lieferverträgen, gerichtlichen und behördlichen Dokumenten wie Steuerbescheiden, bei Krankenscheinen und sogar mittlerweile wieder bei hochwertigen Bewerbungen.

Gegentrend zur digitalen PDF-Bewerbung

Bei Bewerbungen ist es, nachdem für einige Jahre das digitale PDF ziemlich angesagt war, umso mehr ein großer Hype, auf analoge, gedruckte Bewerbungsdokumente zu setzen, gerade desto häufiger digitale Bewerbungen Einzug finden. Der Vorteil liegt klar auf der Hand: Während sich PDF-Bewerbungen in ebenso digitalen Ordnern nicht mehr abgrenzen können, liegt die hochwertig gedruckte präsent auf dem Tisch und lässt sich dadurch SINNvoller erfahren. Viele Bewerber gehen deshalb auch wieder zum gedruckten, analogen Werk über, um diesen emotionalen Vorteil gegenüber digitaler Medien für sich zu nutzen.

 „So brachten wir Ordnung in unsere Administration.“

Ordnung klingt nicht nur gut – sie spart enorme Ressourcen, verbessert den Workflow und liefert jederzeit den perfekten Überblick sämtlicher analoger, nicht digitaler Dokumente und Schriftstücke.

An anderer Stelle haben wir über ein fiktives Beispiel eines Herstellers hochwertiger Parkettböden berichtet, der nicht nur seine Präsentationssysteme für Parkette erneuert hat und hier auf die Expertise unserer Kundenberater zurückgreifen konnte.

In unserem Beispiel hat dieser Produzent (beispielhafter Case in Anlehnung vergleichbarer Aufträge) gleich auch seine Registratur rundum erneuert, etwa so wie Kunden des produzierenden Gewerbes nach unseren jahrzentelangen Erfahrungen tatsächlich häufig handeln. Da werden häufig sehr unterschiedliche Produkte unserer Produkt- und Dienstleistungspalette in einem Zuge nur bei uns bestellt, anstelle von Pontius nach Pilatus laufen zu müssen.

Im realen Fall, der viele Tausend in unserer Firmengeschichte repräsentiert, hat sich der Vertriebsleiter sehr zufrieden geäußert: „Wir haben im Zuge der neuen Präsentationssysteme für unsere Produktmuster, mit denen unsere Außendienstler heute einheitlich und optimal arbeiten können, gleich auch unsere analoge Registratur erneuert und zwar für all unsere Geschäftsstellen einheitlich. Das ermöglicht den standortübergreifenden Austausch von Mitarbeitern und spart dann jedes Mal enorme Einarbeitungszeiten. Durch diese Anpassung kann sich unsere Controllerin in allen Filialen sofort zurechtfinden und auch bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter genügt eine zentrale Schulung. Auch konnten wir für unsere Steuerberatungskanzlei eine Lanze brechen, die sich bisher je Standort auf ganz verschiedene Administrationssysteme hat einstellen müssen.“

„Achilles konnte beides liefern.“

„Praktisch war für uns, dass Achilles sowohl die organisatorische Ablage als auch hochwertige Präsentationssysteme als ein Partner für alles produzieren konnte. Besonders die Fixierung auf einen Experten dort sowie die nur einmalige Absprache bestimmter grafischer Basics wie Logos oder CI-relevanter Farbschemas etc. hat uns real eine Menge Arbeit eingespart.“

Vergleichbar mit diesem Beispiel können wir sowohl kleinere, individuelle Auflagen als auch große Bestellmengen jeweils mit sehr guten Konditionen realisieren. Bei den Präsentationssystemen und Großauflagen von Ordnern konnten die Unternehmensbereiche „Achilles veredelt“ und „Achilles präsentiert“ ihre Stärken durch persönlichen Service und fundierte Beratung anbieten.

Kleine Auflagen flexibel standortübergreifend
individualisieren und bestellen

Kleinere Auflagen von Ordnern oder solche, die unsere Kunden flexibel und ggf. von Jahr zu Jahr selber ändern möchten, werden häufig parallel zu der vorgenannten sehr persönlichen Beratung über den Internetshop easyordner.de administriert bzw. bestellt.

Hier können Vorlagen für Ordner passgenau und rasch über einen Editor erstellt und sodann auch bestellt werden: Mit eigenen Vorlagen oder mittels unserer fertigen Grafikelemente. Diese Vorlagen lassen sich zudem über einen Closed-Shop (passwortgeschützter, webbasierter Zugang) im Kundenkonto speichern und z. B. von verschiedenen Filialen rasch aufrufen und ändern. Zudem sind sie bereits auf Druckbarkeit geprüft.

Keine Ordnung ohne Papier

Verträge verschiedenster Ausrichtung wie z. B. Arbeitsverträge, behördliche Dokumente, Bewerbungen, Bürgschaften, Dokumente: Täglich fallen zahllose Dokumente an. Jeden Monat, Jahr für Jahr. In großen Unternehmen zudem filialübergreifend. Diese Unterlagen und auch buchhalterische Dokumente: All das muss viele Jahre aufbewahrt und noch nach Jahren rekonstruiert werden können.

Manche Unternehmen entscheiden sich für Großauflagen von Ordnern, die z. B. nur ein Logo enthalten, nebst Freifeldern für die händische Beschriftung und suchen aufgrund der Menge die persönliche Beratung. Andere möchten sämtliche Informationen vollständig drucken und finden über den Onlineshop genau die technischen Voraussetzungen um individuelle Kleinstauflagen ab ein Stück zu administrieren.

 

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